Tijdens mijn opdracht in Zwijndrecht als interim gemeentesecretaris heb ik bij gedragen aan een proces dat heeft geleid tot meer focus in beleid en uiteindelijk tot opgave gericht werken.
In het najaar van 2017 is een start gemaakt met het zicht krijgen op waar de opgave voor Zwijndrecht de komende tijd kan liggen. Zwijndrecht is een gemeente met relatief veel maatschappelijke problematiek. Daarnaast heeft het een gebouwde omgeving met een oververtegenwoordiging van sociale woningbouw uit de jaren 50, 60 en 70 van de vorige eeuw, waar deze maatschappelijke problematiek zich manifesteert. Bij een interne discussiebijeenkomst kreeg de gemeenteraad de feitelijke informatie over de situatie in Zwijndrecht en over de positie die de gemeente in de regio inneemt. Met de maatschappelijke organisatie, het bedrijfsleven en de gemeenteraad is vervolgens een gemeenschappelijk beeld ontwikkeld over waar het met de gemeente naar toe zou moeten gaan.
Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 is er een raadsprogramma opgesteld. Om dit zo concreet mogelijk te maken is gekozen voor een aanpak met de vragen ‘wat willen we’ en ‘waarom willen we dat’. Daardoor is er een ambitieus programma ontstaan dat een aanpak formuleert op de maatschappelijke problematiek.
Op www.gemeenteZwijndrecht.nl is het volledige raadsprogramma, en zijn de vervolg stukken, te vinden.
Na vaststelling door de gemeenteraad heeft het college een uitvoeringsprogramma gemaakt. De aanpak daarvoor kenmerkte zich door een samenwerking tussen raad, college en organisatie. Ieder vanuit zijn eigen rol. Dat is wennen geweest voor alle betrokkenen: eigenaarschap nemen in de eigen rol, de mogelijkheden, de beperkingen daarin ontdekken en elkaar de rol gunnen.
Na de vaststelling van het uitvoeringsprogramma is de organisatie aan de slag gegaan met de invulling van de daadwerkelijke uitvoering. Het raadsprogramma leverde vier grote opgaven op, die in het uitvoeringsprogramma zijn uitgewerkt tot zes deelopgaven. Het managementteam heeft de zes opgaven vrij uitgezet in de organisatie. Iedereen kon zich inschrijven om deel te nemen aan de uitwerking van een opgave. Een spannende zet, omdat de uitdaging was juist niet alleen de ‘usual suspects’ te interesseren. Tot verassing van eenieder hebben ruim 60 medewerkers zich gemeld verdeeld over de gehele organisatie. Daardoor kon de uitwerking organisatie breed en integraal worden aangepakt. Voor de projectbegeleiding hadden zich een aantal ambitieuze (jonge) medewerkers gemeld, die de uitwerkingsvorm gefaciliteerd hebben. Afdelingshoofden en ook portefeuillehouders, konden bevraagd worden, maar mochten zo min mogelijk richting geven. Het ‘op je handen moeten zitten’ was voor hen een behoorlijke uitdaging, die zelfs door de meest inhoudelijk betrokken portefeuillehouder is volgehouden. Een portefeuillehouder gaf achteraf aan dat met deze aanpak een bredere kijk op de opgave gaf en daarmee meer onderbouwing leverde om de uitwerking te motiveren in discussies met de gemeenteraad en belanghebbenden.
Door het organisch laten ontstaan van ‘opgave gericht werken’ heeft de verankering in de organisatie als vanzelf plaats gevonden. Voor een organisatie die vooral gewend was aan een beheersmatige wijze van werken was dit zondermeer wennen en zo af en toe heel onzeker. Vooraf is namelijk niet bekend wat de uitkomst wordt en dat was men wel gewend. De enige organisatorische wijziging die wordt doorgevoerd is de afspraak dat nu alle nieuwe opgaven op dezelfde wijze worden uitgezet in de organisatie.
Randvoorwaarde om dit te laten slagen is politieke focus, zoals vastgelegd in het ambitieuze raadsprogramma. En natuurlijk een groep mensen, medewerkers, bestuurders en politici, die het leuk vinden om de uitdaging aan te gaan.
Nieuwleusen, 30 juni 2019
Gerrit van Hofwegen